Kearsipan

A. Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

B. Sistem Pengarsipan

Ada 5 macam sistem pengarsipan.

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :

- Nama orang

- Nama perusahaan / organisasi

- Nama tempat / daerah

- Nama benda / barang

- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.

Ada dua macam petunjuk silang.

a. Petunjuk silang langsung

Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.

b. Petunjuk silang tak langsung

Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

- Menetapkan caption atau judul surat

- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

- Membuat petunjuk silang

- Memberi kode surat

- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

- Menyusun menurut susunan abjad.

- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal

2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

a. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.

Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.

b. Perlengkapan menyimpan surat

- Filling Cabinet

- Guide

- Folder

- Kartu kendali

c. Pemberian kode surat

d. Penyimpanan surat, dengan cara

- Membaca surat untuk mengetahui isi surat

- Memberi kode surat

- Mencatat surat dalam kartu kendali

e. Menyimpan kartu kendali.

3. Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam

a. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

1) Perlengkapan yang diperlukan adalah

- Filling cabinet

- Guide

- Folder

2) Daftar klasifikasi nomor

3) Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu

- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama

- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah

- Sebagai pedoman pemberian kode surat

- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat

Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder

- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat

- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

- Memberi kode surat

- Mencatat surat kedalam kartu kendali

- Mencatat surat pada kartu indeks

- Menyimpan surat

- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan

- Menyimpan kartu kendali

b. Sistem nomor menurut Terminal Digit

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah

- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)

- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

1) Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

2) Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

3) Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

c. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.

Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

d. Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.

Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

4. Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini

- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

- Penyimpanan surat melalui prosedur

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b. Membaca surat

c. Memberi kode surat

d. Mencatat surat pada kartu kendali

e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f. Menyimpan surat

g. Menyimpan kartu kendali

- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

5. Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

- Pembagian sistem tanggal

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun

b. Guide menggambarkan bulan

c. Folder menggambarkan tanggal

- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c. Menyimpan surat.

C. Jenis Bahan dan Alat Kearsipan

1. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi

2. Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

3. Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil. Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio Guide kecil Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.

5. Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof nap, snelhechter, hanging map (map gantung).

6. Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter­buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

7. Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing

8. Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

9. POSTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut

TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS PADA UNIT KEARSIPAN

1) Penerima adalah unit/staf yang bertugas menerima naskah dinas/surat yang disampaikan baik oleh pengantar pos atau Telkom ataupun perorangan.

2) Pencatat surat adalah unit/staf yang bertugas melakukan pencatatan naskah dinas masuk/surat masuk dan naskah dinas keluar/surat keluar.

3) Pengendali adalah unit/staf yang bertugas melakukan pengendalian naskah dinas masuk/surat masuk dan naskah dinas keluar/surat keluar.

TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS ARSIP PADA PENGURUSAN NASKAH DINAS MASUK

Pengurusan Naskah Dinas Masuk

1. Penerima mempunyai tugas:

a. Menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar, pos, Telkom, maupun oleh caraka atau perorangan.

b. Meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut.

c. Membubuhkan paraf pada bukti penrimaan.

d. Mensortir naskah dinas.

e. Membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari sampul.

f. Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum dalam naskah dinas, sampul diikutsertakan bersama naskah dinasnya.

g. Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas.

h. Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah.

i. Menyampaikan naskah dinas tertutup kepada pengarah.

2. Pencatat mempunyai tugas :

a. Mencantumkan nomor urut pada naskah dinas

b. Mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali

c. Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengantar

d. Menyampaikan naskah dinas penting beserta 3 lembar kartu kendali pada pengendali

e. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta dua rangkap lembar pengantar kepada pengendali.

3. Pengarah mempunyai tugas:

a. Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau naskah dinas biasa

b. Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas penting

c. Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada pencatat.

4. Pengendali mempunyai tugas :

a. Menerima naskah dinas penting beserta 3 lembar kartu kendali dan naskah dinas biasa serta naskah dinas tertutup beserta 2 lembar pengantar dari pencatat.

b. Meneliti kebenaran kode dan pengisian kartu kendali serta meneliti kelengkapan lampiran.

c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali warna merah kepada kepada tata usaha pengelola.

d. Menyampaikan naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup beserta 2 lembar pengantar kepada tata usaha pengolah.

e. Menyusun kartu kendali lembar satu berwarna putih dalam kotak kendali berdasarkan urutan nomor kode.

f. Menyusun kartu kendali lembar kedua berwarna putih.

5. Unit Pengolah

a. Menerimana naskah dinas dan kartu kendali lembar ketiga berwarna merah dari pengendali.

b. Membubuhkan paraf pada kartu kendali sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.

c. Mengembalikan kartu kendali lembar satu warna putih kepada pengendali.

d. Menyimpan kartu kendali lembar ketiga berwarna merah berdasarkan kode klasifikasi.

e. Menerima naskah dinas biasa beserta lembar pengantar dari pengendali.

f. Membubuhkan paraf pada lembar pengantar sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.

g. Mengembalikan lembar pengantar kepada pengendali.

TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB PETUGAS ARSIP PADA PENGURUSAN NASKAH DINAS KELUAR

Pengurusan/Pengelolaan Naskah Dinas Keluar

1. Pembuatan konsep surat atau draft, langkah-langkahnya:

a. Konsep dibuat oleh sekretaris atau Kepala Tata Usaha, bias dengan menggunakan blanko atau format lembar konsep.

b. Konsep surat harus bersifat formal (dinas), obyektif, ringkas dan jelas, sopan dan ramah bahasanya, seragam dalam bentuknya serta rapih dalam pengetikannya.

c. Konsep surat dimintakan persetujuan pimpinan dan dibubuhi paraf kalau sudah disetujui.

d. Diregistrasi untuk member kode atau nomor surat dari petugas verbalis.

2. Pengetikan

a. Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah memperoleh kode atau nomor surat lalu diserahkan kepada unit pengetikan atau penggandaan.

3. Penandatanganan

a. Surat yang sudah diketik kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.

4. Pencatatan

a. Surat jadi yang sudah ditandatangani, dicap dan disertai kelengkapan lainnya seperti lampiran, amplop yang selanjutnya menjadi surat dinas resmi.

b. Selanjutnya surat dinas resmi tersebut dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang disebut verbalis.

c. Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, surat siap dikirim dengan mempergunakan buku ekspedisi intern melalui bagian urusan pengiriman (ekspedisi).